Vergaderen een uitputtingsslag? Nu niet meer!

Vergaderen. Het is voor veel mensen een noodzakelijk kwaad. In het ergste geval duurt het soms dagen, wanneer er weer eens een ‘heidesessie’ moet plaatsvinden en in het beste geval is het alleen maar een ‘stand-up’ sessie die maximaal een half uurtje duurt. Maar er moet en zal vergaderd worden om met elkaar allerhande belangrijke, maar vaak ook veel minder belangrijke, zaken met elkaar te delen.

Het is daarom de uitdaging om vergaderingen, of ‘meetings’ zo efficiënt en zo nuttig mogelijk te maken. Er zijn in dat kader al heel wat pogingen ondernomen, maar in de praktijk strandt het vaak in goede bedoelingen en blijken deelnemers toch niet bestand tegen hun extreme behoefte om eindeloos door te gaan en gaandeweg volledig van het oorspronkelijke onderwerp af te dwalen. Dit zijn de gelouterde vergadertijgers die we vaak tegenkomen in ambtelijke organisaties en hun bestaan lijken te ontlenen aan het veel, vaak en langdurig bijwonen en organiseren van allerhande bijeenkomsten.

Tijd voor de experts!

Om toch een oplossing te vinden voor het probleem van al die te lange, en daardoor soms zinloze, vergaderingen, heeft de Stanford Universiteit het initiatief genomen om hier een vergadering, je ontkomt er niet aan, te organiseren, waarbij zij een groot aantal Amerikaanse deskundigen aan tafel bracht. Het thema was het veel voorkomende verschijnsel dat veel vergaderingen vaak niet datgene opleveren wat ervan wordt verwacht, en dat daar ook nog eens meer tijd voor benodigd is. Hoe zorg je er dus voor dat een vergadering écht wat oplevert?! De deelnemers hadden hun sporen verdiend in zeer verschillende, gespecialiseerde, beroepen en expertises. Het betrof in dit kader een selectie van hartchirurgen, (voormalige) elitemilitairen, NBA basketbal coaches, neurowetenschappers, maar ook spirituele leiders. Met andere woorden: allemaal mensen met een schat aan ervaring wanneer het gaat om het leveren van extreem bijzondere menselijke prestaties.

Moonshot Summit

Om het vraagstuk op een bewezen wetenschappelijk verantwoorde wijze te benaderen werd er gekozen om een ‘Moonshot Summit’ te beleggen. Dit is de benaming voor vergaderingen die worden belegd om zeer belangrijke zaken te bespreken en die een nauwelijks te realiseren doel omvatten. (De naam ‘Moonshot Summit’ komt nog uit de tijd dat de eerste discussies ontstonden over het bereiken van de maan door bemande ruimtevluchten.) Belangrijke uitkomst van de bijeenkomst was de constatering dat het bespreken van standpunten essentieel is, maar dat dit in de praktijk vaak niet goed uit de verf komt. Het blijft vaak eenrichtingsverkeer. Vergaderen is daardoor vaak niet zo productief als men zou willen. Doordat men blijft hangen in het grote plaatje en niet goed communiceert, komt benodigde informatie niet aan. Het resultaat is een slechte vergadering, wat weer aanleiding kan geven voor het nemen van slechte beslissingen.

Maar wat heeft deze vergadering opgeleverd?

Het feit dat er een vergadering over vergaderen werd belegd zorgde her en der voor gefronste wenkbrauwen, maar uiteindelijk leverde het wel degelijk creatieve ideeën op. Om hiërarchische verschillen te voorkomen werd voorgesteld om iedereen eenzelfde kleur overall te laten dragen, maar ook het vooraf uitwisselen van stukken en om deelnemers elkaars ideeën te laten presenteren waren suggesties. De meer technisch georiënteerde kwamen met een oplossing waarbij hittesensoren moeten detecteren of deelnemers blij, of juist gestrest raakten tijdens een discussie. Het ultieme voorstel was om vergaderingen gewoon te schrappen en dan maar te zien wat de aldus verwachte chaos zou opleveren. Een soort survival of the fittest, als het ware. Het is natuurlijk maar de vraag of er organisaties zijn die een dergelijke rigoureuze oplossing durven toe te passen. Vandaar dat er ook wat minder ingrijpende, maar wel zo makkelijk in te voeren, oplossingen zijn bedacht, waarvan hierna de top 5 is weergegeven:

1. Maak er geen Poolse Landdag van, dus nodig alleen de deelnemers uit van wie de expertise noodzakelijk is voor de uit te voeren taken.
2. Houd het zo kort mogelijk als dat het doel van de vergadering het toelaat en ga niet door tot de geplande eindtijd is bereikt. Eerder afronden mag altijd.
3. Bereid een goede agenda voor en houd je hier ook aan. Indien nodig stel je per agendapunt een maximale tijd voor. Belangrijkste is om niet van het onderwerp af te dwalen.
4. Zorg dat je op tijd aanwezig bet. Laatkomers kosten alleen maar kostbare tijd van de anderen. Het geeft ook gelegenheid om vooraf even informeel te babbelen zodat mensen zich daarna meer op hun gemak voelen en actiever in discussies meedoen.
5. Houd de vaart erin door direct na de meeting de notulen en actiepunten, voorzien van de actiehouders, te verspreiden om hiermee aan de slag te gaan.