Geen producten in de winkelwagen.
Vergaderen: bijna iedereen doet het, en iedereen heeft er wel een mening over. De laatste jaren zijn de mogelijkheden om samen te komen sterk veranderd. Thuiswerken en hybride werken zijn de norm geworden, en daardoor is de vraag of we beter intern of extern kunnen vergaderen ineens een stuk interessanter. Want heeft het nog wel zin om altijd op kantoor te vergaderen, of worden we misschien juist net iets creatiever en productiever op een andere plek?
De voordelen van intern vergaderen
Op kantoor vergaderen is de klassieke keuze. Even een vergaderruimte in het bedrijf reserveren, de koffiepot vullen en gaan. Voor veel dagelijkse taken is dat lekker makkelijk en efficiënt. Laten we eens kijken waarom intern vergaderen zo populair is en wat de voordelen zijn.
1. Het is gewoon heel praktisch
Voor veel teams is intern vergaderen gewoon de makkelijkste optie. Iedereen zit toch al op kantoor of kan er makkelijk even naartoe komen. Geen reistijd, geen gedoe. Vooral voor korte updates en operationele vergaderingen werkt dit prima. Het is snel geregeld en iedereen kan zonder veel moeite aanschuiven.
2. Alle tools bij de hand
Op kantoor heb je meestal alles wat je nodig hebt om een vergadering goed te laten verlopen. Een snelle internetverbinding, een scherm voor presentaties, een whiteboard voor brainstormen, koffieautomaten in de buurt… noem het maar op. Je weet precies wat je kunt verwachten, en hoeft niets extra’s te regelen. Zelfs als de technologie een keer tegenzit, is er altijd wel een collega die je kan helpen om alles weer soepel te laten lopen.
3. De werkmodus is al aan
Op kantoor ben je in een vertrouwde omgeving. Iedereen zit in de werkmodus, je hebt de normale gang van zaken om je heen, en dat maakt het makkelijker om je te concentreren op wat er besproken moet worden. Dit is vooral handig voor vergaderingen die direct te maken hebben met het werk dat je aan het doen bent. Het voelt natuurlijk en past vaak zonder al teveel problemen in de flow van de werkdag.
Waarom we soms juist extern vergaderen
Hoewel intern vergaderen praktisch is, heeft extern vergaderen zo zijn eigen voordelen. Soms wil je even uit de standaard werkomgeving stappen om nieuwe energie en ideeën op te doen. Vooral voor creatieve of strategische vergaderingen kan dit heel verfrissend werken. Dit zijn de belangrijkste redenen waarom steeds meer teams soms de deur uitgaan voor hun vergaderingen.
1. Een frisse omgeving geeft nieuwe inspiratie
Even weg van kantoor en de vaste werkplek: dat kan echt een wereld van verschil maken. Op een externe locatie voel je je vaak minder vastgeroest in dezelfde patronen en kan iedereen net iets vrijer denken. Dit werkt vooral goed voor brainstormsessies en creatieve meetings waarin nieuwe ideeën en oplossingen centraal staan. Door in een andere ruimte te vergaderen, komen mensen vaak met frisse inzichten en innovatieve ideeën.
2. Geen dagelijkse afleidingen
Op kantoor word je nu eenmaal makkelijk afgeleid. De ene collega loopt even binnen om een vraag te stellen, en vanuit de gang hoor je de telefoon van iemand anders overgaan. Extern vergaderen geeft vaak een stuk meer rust en focus. Iedereen is bewust van de afspraak, je bent echt even “weg” van de dagelijkse hectiek, en dat helpt om de aandacht volledig bij de bijeenkomst te houden.
3. Extra indruk maken op klanten en partners
Voor vergaderingen met klanten of partners kan een externe locatie vaak net dat beetje extra geven. Door een inspirerende of professioneel ingerichte locatie te kiezen, laat je zien dat je moeite hebt gedaan en geef je je gasten een gevoel van gastvrijheid. Een vergaderruimte huren in Rotterdam met uitzicht over de skyline kan in zo’n geval bijvoorbeeld net even iets extra’s bieden. Je geeft hiermee een professionele indruk en maakt de samenwerking meteen wat persoonlijker. Bovendien voelt het vaak meer als een bijzondere afspraak en niet zomaar een werkoverleg.
De trend: een mix van intern en extern
De meeste bedrijven kiezen tegenwoordig voor een mix van intern en extern vergaderen. Intern vergaderen blijft handig voor dagelijkse en operationele afspraken die geen grote inspanning of extra inspiratie nodig hebben. Extern vergaderen wordt echter vaker gebruikt voor speciale momenten: brainstorms, teambuilding, klantafspraken, in combinatie met een bedrijfsuitje of voor belangrijke strategische bijeenkomsten.
Het mooie is dat deze afwisseling ervoor zorgt dat vergaderingen niet snel saai worden. Door bewust te kiezen voor een andere omgeving wanneer dat echt van toegevoegde waarde is, houd je de vergaderingen fris en doelgericht.
Plaats een reactie